Seit einigen Jahren haben sich in den Unternehmen zunehmend Projektmanagementbüros (auch: Projektbüro, Project Office, Project Management Office oder PMO) bewährt.

Projektmanagementbüros sind in der Regel zentrale Servicestellen, die den Projektteams bestimmte Dienstleistungen, Methoden und Werkzeuge zur Verfügung stellen. Darüber bilden Sie die Schnittstelle zwischen Projektmanagement und Unternehmensleitung, indem dort projektbezogenes Berichtswesen und Controlling, sowie bei größeren Organisationen auch Programm- und Portfoliomanagement installiert werden.

Inscala bietet Management- und Organisationsberatung sowie Unterstützung beim Aufbau hausinterner Projektbüros an. Herzu zählt die Unterstützung bei Organisationsaufbau, Ressourcenmanagment, Methoden, Werkzeugen und der Einführung von modernen Projektmanagement Systemen.

In organisatorischen Stresssituationen entwickelt sich oft kurzfristig die Notwendigkeit, eine Projektinfrastruktur für einen begrenzten Zeitraum aufzubauen. Neben den Infrastrukturen für das Projektmanagement werden besonders qualifizierte Ressourcen und erfahrenen Führungskräfte benötigt, die sich nicht in der Organisation "verankern", sondern die schnell und unkompliziert für eine gewisse Zeit zur Verfügung stehen.

Typisch für solche Situationen sind vor allem umfangreiche IT-, Reorganisations- und Restrukturierungsprojekte, aber auch Aufbau von Geschäftsfeldern sowie Firmenübernahmen (Post-Merger).

Deshalb stellt Inscala bei Bedarf die schlüsselfertigen Infrastrukturen eines Projektbüros im Outsourcing bereit. Es wird so sichergestellt, dass Management und Ressourcen sowie Methoden und Infrastrukturen für die Projektlaufzeit zur Verfügung stehen. Projektmanager, Assistenten, Berichtswesen, Risikomanagement und ein modernes Projektmanagementsystem stehen so bedarfsgerecht und natürlich nur dann, wenn man sie wirklich braucht, zur Verfügung.

Auf diese Weise können Projektorganisationen bedarfsgerecht skaliert sowie Projektkosten und -risken besser kalkuliert und in Grenzen gehalten werden.

Bausteine des Inscala Projektmanagementbüros

• Projektmanagement, Multiprojektmanagement und Programmmanagement
• Methoden, Werkzeuge und Qualitätssicherung
• Projektplanung und –design mit ständiger Aktualisierung
• Planung und Organisation von Projektsitzungen, Lenkungsausschuss etc.
• Information der Stake-Holder und Projektmarketing
• Bereitstellung einer Projektinfrastruktur in Abstimmung mit dem Kunden (Hardware, Software, Dokumentenvorlagen )
• Bereitstellung externer Projektmitarbeiter (Projektmanager, Projektassistenz, Projektsekretariat, Ressourcen)
• Qualifikation und Coaching interner Projektmitarbeiter
• Ressourcenplanung und Zeiterfassung
• Budgetplanung, Kostenüberwachung und Soll-Ist-Vergleiche
• Informationsmanagement, Berichtswesen, Risikoanalysen und Dokumentenverwaltung

Präsentationen zum Thema Projektbüro - Project Office - PMO finden Sie hier.